SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

     1. Pendahuluan

Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisis sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsur-unsur yang seharusnya ada dan bagaimana unsur-unsur tersebut seharusnya berinteraksi. Dalam hal yang sama, model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi suatu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya. Integrasi antara model sistem umum dan model delapan unsur lingkungan akan menjadi dasar dari suatu konsep manajemen rantai pasokan (supply chain management).

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual ternyata juga dapat memainkan peranan yang besar. Michael E. Porter diakui sebagai orang yang paling banyak mengungkapkan konsep keunggulan kompetitif dan mengontribusikan pemikiran-pemikiran mengenai rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system), yang setara dengan melihat sesuatu secara sistem atas perusahaan dan lingkungannya. Para eksekutif perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk mendapatkan keunggulan strategis, taktis, dan operasional.

Sumber daya informasi sebuah perusahaan meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data (database), dan informasi. Informasi memiliki empat dimensi yang diinginkan: relevansi, akurasi, ketetapan waktu, dan kelengkapan. Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan strategis untuk keseluruhan organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Chief information officer (yang disebut pula chief technology officer) memainkan peranan penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

1.1  Perusahaan dan Lingkungannya

Perusahaan adalah Suatu sistem fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan suatu sistem terbuka di mana ia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.

1.2  Aliran Sumber Daya Fisik

Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan. Mesin dibeli, digunakan dan pada akhirnya dijual dalam bentuk penerimaan penjualan investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengembalian kepada para pemegang saham. Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.

1         1.3 Mekanisme Pengendalian Perusahaan

Unsur-unsur perusahaan yang mengendalikan operasinya sendiri meliputi :

1.      standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai
tujuannya secara keseluruhan,

2.      manajemen perusahaan, dan

3.      suatu pemroses informasi yang mengubah data menjadi informasi.

1.4  Lingkaran Umpan Balik

Lingkaran Umpan Balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan ke dalam pemroses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada sistem fisik.

Manajemen akan dipandu dalam pengambilan keputusannya oleh standar-standar kinerja perusahaan. Standar kinerja ini juga dapat dipergunakan oleh pemroses informasi untuk mengetahui apabila perusahaan tidak memberikan kinerja sesuai dengan yang diharapkan.

1.5  Perusahaan di dalam Lingkungannya

Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.

Lingkungan dapat bervariasi dari suatu perusahaan ke perusahaan lainnya. Unsur-Unsur lingkungan adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Kedelapan unsur terdapat di dalam suatu sistem yang lebih besar yang disebut masyarakat (society). 

Pemasok (supplier), atau yang disebut juga vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serikat pekerja (labor union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri. 

Komunitas keuangan (financial community) terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners) adalah orang-orang yang menginvestasikan uang ke dalam perusahaan. mereka adalah pemilik perusahaan yang sebenarnya. 

Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di dalam pasar. Pemerintah (government), baik itu di tingkat nasional, provinsi, maupun lokal, akan memberikan pembatasan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana. Komunitas operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan, dan melakukan operasinya secara etis.

1.6  Aliran Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. 

Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain).

Tidak semua aliran sumber daya terjadi di antara perusahaan dan seluruh untuk lingkungannya. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.

1.7  Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain
Management)

Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien. proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :

·         Meramalkan permintaan pelanggan.

·         Membuat jadwal produksi.

·         Menyiapkan jaringan transportasi.

·         Memesan persediaan pengganti dari para pemasok.

·         Menerima persediaan dari pemasok.

·         Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.

·         Melakukan produksi.

·         Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan.

·        Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.

1.8  Sistem Elektronik

Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui rantai pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis, langkah demi langkah. Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal komputer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan, di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh transportir, dan di lokasi pelanggan. Data dimasukkan ke dalam terminal melalui input keyboard, pemindaian kode batang, atau ID frekuensi radio. Seiring dengan terkumpulnya data, sistem informasi perusahaan akan diperbarui untuk menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yang sedang dilacak. Kemampuan untuk melacak aliran sumber daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan kontribusi pada manajemen rantai pasokan.

      1.9 Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha

Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan sistem ERP dari vendor yang sama (SAP, Oracle, atau produk lainnya) oleh para anggota di dalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Akan tetapi, biaya suatu sistem ERP dapat menjadi sangat tinggi, dan mungkin tidak semua anggota di dalam rantai pasokan ingin membeli peranti lunak ERP.

Dalam hal ini, perpindahan data dari satu anggota ke anggota yang lain akan terfasilitasi dan semua anggota akan dapat meraih keuntungan, tetapi anggota terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan menerima keuntungan terbesar.

2. Keunggulan Kompetitif

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu.

Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan-perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

2.1  Rantai Nilai Porter

Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain). Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari rantai nilai.

Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh Porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis : utama dan pendukung. 

a. Aktivitas nilai utama (primary value activities) meliputi logistik input yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemsok, operasi perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, logistik output yang memindahkan barang kepada pelanggan, operasi pemasaran penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan, dan aktivitas-aktivitas jasa yang menjaga hubungan pelanggan yang baik setelah penjualan. Aktivitas nilai utama ini mengelola aliran sumber daya fisik di sepanjang perusahaan.

b.  Aktivitas nilai pendukung (support value activities) mencakup infrastruktur perusahaan, bentuk organisasi yang secara umum akan memengaruhi seluruh aktivitas utama. Selain itu, tiga aktivitas akan memengaruhi aktivitas utama secara terpisah maupun dalam bentuk terkombinasi yaitu :

1.      manajemen sumber daya manusia,

2.      pengembangan teknologi, dan

3.      pengadaan (atau pembelian). 

Masing-masing aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung akan mengandung tiga unsur penting, yaitu : 

1)      input yang di beli, sumber daya manusia, dan

2)      teknologi. 

Setiap aktivitas juga akan menggunakan dan menciptakan informasi. Sebagai contoh, spesialis informasi di dalam unit jasa informasi dapat menggabungkan basis data pembelian komersial, peralatan komputasi yang disewa, dan program-program yang dikembangkan sendiri untuk menghasilkan informasi pendukung keputusan bagi para eksekutif perusahaan.

2.2  Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai

Kaitan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain dapat menghasilkan suatu sistem interorganisasional (interorganizational system-IOS). Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu bisnis (business partners). mereka bekerja bersama sebagai suatu unit tunggal yang terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai jika masing-masing bekerja sendirian.

Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan. Salah satu contoh adalah kesepakatan just-in-time (JIT) dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga bahan baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan di dalam proses produksi. JIT akan membantu meminimalkan biaya penyimpanan bahan baku.

Ketika para pembeli produk perusahaan adalah organisasi, rantai nilai mereka akan juga dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan dan para anggota distribusinya. Sebagai contoh, sebuah perusahaan produsen farmasi dapat melampirkan label harga pengecer kepada produk. Produknya sebelum pengiriman, sehingga dapat menghemat biaya yang harus dikeluarkan pengecer nantinya. 

Ketika pembeli adalah pelanggan individual, mereka dapat menggunakan komputer mereka untuk masuk ke dalam situs Web perusahaan untuk mendapatkan informasi dan melakukan pembelian. Karena setiap aktivitas nilai mencakup komponen informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan adalah langkah penting dalam meraih keunggulan kompetitif.

2.3   Dimensi-dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi, tingkat perencanaan strategis-sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.

3. Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang dimiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser Web) guna kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya. 

Basis data yang terstandardisasi dan dapat diakses melalui browser Web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Strategi ini menyebabkan operasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental, yaitu :

1)      akses yang ada saat ini bisa jadi dilakukan melalui peranti lunak komputer buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar dari vendor luar atau mempekerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu sistem pelaporan baru. Mobilitas akses laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna tidak lagi membutuhkan akses laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna tidak membutuhkan akses langsung ke sumber daya komputer perusahaan. setiap sambungan ke internet akan memungkinkan pengguna menggunakan sebuah browser Web untuk mengakses laporan dari hampir seluruh tempat di manapun di dunia ini.

Para pemasok dan pelanggan potensial di manapun di seluruh dunia akan memiliki potensi akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang jadi perusahaan, sehingga akan mempercepat transaksi pembelian dan penjualan perusahaan.

Keamanan juga tidak dapat diabaikan dalam contoh terjadinya perubahan sistem informasi secara strategis ini. Dengan semakin besarnya keuntungan yang terkait dengan akses Web kepada informasi perusahaan maka tingkat bahayanya pun akan semakin besar pula. Tingkat strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang menyadari arti penting dari keamanan.

4. Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam beberapa hal, yaitu :

1.      Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan untuk terus membeli produk dari perusahaan. Potongan itu sendiri merupakan insentif bagi pelanggan, namun juga dapat memberikan keuntungan ekonomis bagi perusahaan.

2.      Sistem informasi dapat menyarankan produk mana yang mungkin ingin dibeli oleh pelanggan. Perusahaan tidak hanya akan mendorong kesetiaan pelanggan, namun juga dapat meningkatkan keuntungan dari penjualan.

Keputusan strategis adalah menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, namun juga akan meningkatkan profitabilitas.

5. Keunggulan Operasional

Keunggulan Operasional (Operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan preferensi mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para pelanggan yang menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukkan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.

Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi. Ketika informasi (nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan sebelumnya, data tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna. Jika data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan. Karena berbagai alasan operasional, akses Web ke sistem informasi perusahaan akan dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

Tiga tingkat keunggulan kompetitif di atas akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial.

5.1  Tantangan dari Pesaing-Pesaing Global

Perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC) adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan dan prosedurnya sendiri.

Anda hendaknya tidak membatasi pemikiran akan pesaing-pesaing global hanya untuk organisasi-organisasi lain saja. kalangan profesional dan staf yang bekerja di negara lain yang bersaing untuk pekerjaan yang sama seperti yang terjadi di negara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai pesaing. 

Alasan utama melakukan outsource adalah ekonomi. Namun, oustourcing juga memiliki kelemahannya sendiri. Satu hal yang khususnya sangat penting bagi oustourcing TI adalah perlindungan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI), yang di beberapa negara tidak mendapat perlindungan yang memadai. Satu cara untuk mengatasi masalah HAKI adalah dengan mengakuisisi perusahaan outsourcee asing. 

Sebagai contoh, di tahun 2004 IBM membeli Daksh eServices, salah satu perusahaan call-center terbesar di India. Pada saat itu, IBM memiliki lebih dari 9.000 karyawan di India yang mengembangkan sistem peranti lunak dengan membeli Daksh eService memungkinkan IBM mengakuisisi perusahaan sehingga masalah-masalah HAKI dengan perusahaan outsourcing akan dapat dihindari.

5.2  Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional

Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi, kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Ketidakpastian adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi.”.

5.3  Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional.

Kabar buruk bagi para eksekutif MNC adalah tantangan koordinasi semakin besar bagi MNC dibandingkan sebuah perusahaan yang membatasi aktivitasnya hanya di negara asalnya. Kesulitan timbul dari adanya kenyataan bahwa sumber daya yang digunakan oleh MNC sangat luas terdistribusi. Sumber daya informasi yang tersebar-peranti keras, peranti lunak, dan pegawai menjadi sulit untuk dikelola dan dapat diatur oleh praktik-praktik bisnis yang saling bertentangan. 

Kabar baiknya adalah bahwa kemajuan di bidang teknologi informasi, metodologi, dan komunikasi telah membuat koordinasi global menjadi jauh lebih mudah. Tetapi bahkan dengan kemajuan-kemajuan ini, koordinasi tetap menjadi suatu tantangan besar.

5.4   Keuntungan Koordinasi

Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena memiliki kemampuan pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi.

Keuntungan koordinasi antara lain meliputi :

·        Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar.

·       Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain atau satu wilayah dalam satu negara lain.

·         Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia.

·         Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagai negara.

·         Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan.

·         Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

·         Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan.

Semua keunggulan di atas disebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan.

5.5  Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global

Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi ketika sistem yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik. Istilah sistem informasi global (global information system-GIS) diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembang GIS, yaitu :

a.       Kendala-kendala Politis

Pemerintah nasional di suatu negara di mana anak perusahaan berada dapat menerapkan beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk mengalami kesulitan untuk memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan. Pembatasan yang umum adalah akses yang terbatas ke komunikasi berkecepatan tinggi. Karena infrastruktur telepon biasanya dimiliki dan dioperasikan oleh pemerintah dan bukannya perusahaan swasta, hal ini dapat menjadi suatu rintangan yang cukup berat.

b.      Rintangan Budaya dan Komunikasi

Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap konsisten meskipun menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang diketikkan ke dalam field. Selain itu, masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk membuat GIS, ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi global ke dalam sistemnya.

Rintangan budaya juga dapat memengaruhi rancangan suatu GIS. Di dalam beberapa masyarakat tertentu, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial.

c.       Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras

Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrikan lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Ketentuan seperti ini dapat memengaruhi pengoperasian berbagai sistem peranti keras dan lunak yang berbeda.

d.      Pembatasan Pemrosesan Data

Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan diproses di tempat lain.

e.       Pembatasan Komunikasi Data

Pembatasan komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder data flow-TDF), adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara.

f.       Masalah-masalah teknologi

MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak berjalan, beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.

g.      Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan

Manajemen kantor anak perusahaan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap akan dapat mengurangi pendapatan mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.

Dengan segala kemungkinan masalah di atas, adalah mukjizat kecil jika MNC mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah di atas adalah suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh MNC dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.

6. Manajemen Pengetahuan

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas:

·         Peranti keras komputer

·         Peranti lunak komputer

·         Spesialis informasi

·         Pengguna

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang dinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian diproses menjadi informasi yang bermanfaat. Manajer kemudian memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Terakhir, manajer akan membuang informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini-mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge management).

6.1  Dimensi Informasi

Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut, yaitu :

·         Relevansi

Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai “informasi”.

·         Akurasi

Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang, seperti penggajian, penagihan, dan piutang, berusaha untuk mencapai tingkat akurasi 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan statistik, sering kali masih tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100 persen akurat.

·         Ketetapan waktu

Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.

·         Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi. Istilah kelebihan muatan informasi (information overload) menunjukkan bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian. Pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap jika memiliki jumlah agregasi yang tepat dan mendukung semua area di mana keputusan akan diambil.

Biasanya yang terbaik adalah membiarkan pengguna menentukan sendiri dimensi informasi yang dibutuhkannya. Bilamana dibutuhkan, spesialis informasi dapat membantu pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini dengan cara-cara yang logis.

6.2  Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah

Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Karenanya, sistem informasi dianggap memiliki “tingkat rendah” karena berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

7. Sistem Informasi Warisan

Sistem informasi awal serta peranti lunak dan keras yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan teknologi informasi terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy systems). Meskipun data yang dikumpulkan oleh sistem warisan terutama memproduksi informasi historis, informasi tersebut masih dianggap berharga.

Kebanyakan data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru. Teks dan angka yang sering kali menyusun file-file warisan dapat diimpor ke dalam basis data modern. Pengambilan data dapat mengharuskan nilai-nilai data yang lama diperbarui menjadi nilai-nilai baru. 

Sebagai contoh, nomor-nomor produk yang sudah tidak terpakai dapat diganti dengan nomor-nomor yang berlaku saat ini. Langkah-langkah lainnya mungkin perlu untuk dilakukan untuk menggabungkan data teks dan numerik ke dalam basis data sekarang. Perusahaan mengambil keputusan mengenai jumlah data warisan yang akan diambil berdasarkan perkiraan mereka atas tambahan keuntungan yang dapat direalisasikan dari data warisan.

Satu masalah dalam mengubah data warisan adalah bahwa data seperti ini bisa jadi tidak tersedia dalam format digital. Beberapa data warisan dapat hanya tersedia dalam bentuk cetakan kertas. 

7.1  Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya Informasi

Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para profesional informasi. Unit ini, yang disebut sebagai layanan informasi (information services-IS), dikelola oleh seorang manajer yang mungkin memiliki status wakil presiden. Praktik yang diterima adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan keputusan penting bagi perusahaan.

7.2  Chief Information Officer dan Chief Technology Officer

Chief information officer (CIO) atau chief technology officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.

CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini :

·       Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.

·   Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini, jangan menunggu untuk diundang.

·         Fokus pada perbaikan proses bisnis.

·         Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.

·         Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

·         Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

7.3  Perencanaan Strategis bagi Perusahaan

Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Dalam beberapa kasus, rencana dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan situasi. Komite juga dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.

7.4  Rencana Strategis untuk Area-area Bisnis

Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana area bisnis ini akan merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strategisnya.

Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan baik. 

8. Pendekatan SPIR Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya Informasi (Strategic Planning for Information Resources-SPIR)

Adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem di masa mendatang. 

9. Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Rencana strategis sumber daya informasi (Strategic Plan for Information Resources-SPIR) telah dikembangkan untuk mendukung Rencana Strategis Bisnis dengan menggabungkan dan menerapkan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategis. SPIR disusun dalam empat bagian, yaitu :

a)      Pernyataan Misi Teknologi Informasi

Misi teknologi informasi adalah untuk memberikan layanan informasi dengan kualitas terbaik di dalam suatu lingkungan pendukung yang akan mempromosikan kreativitas, perkembangan pribadi, interaksi, keberagaman, dan pengembangan profesional sehingga perusahaan dapat memanfaatkan teknologi guna membantu mencapai tujuan-tujuan korporat.

b)      Sasaran Teknologi Informasi

Misi teknologi informasi akan dapat tercapai dengan mengejar sasaran-sasaran berikut ini :

1.     Membangun suatu keunggulan kompetitif dalam penggunaan teknologi informasi.

2.   Mengembangkan sistem informasi yang memenuhi kebutuhan karyawan di seluruh tingkat organisasi dan juga para mitra lingkungan bisnis.

3. Tetap mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan kami.

4.  Mempertahankan stabilitas operasional dan keandalan bagi seluruh sumber daya informasi yang ada, orang, data, fasilitas, peranti keras, dan peranti lunak.

5.  Menjaga kesinambungan program pendidikan dan pelatihan yang dirancang untuk meraih penggunaan seluruh sumber daya informasi secara efisien dan efektif.

c)      Lingkup Layanan Teknologi Informasi

Layanan teknologi informasi terdiri atas :

a.       Layanan Administratif

·         Tinjauan anggaran dan fiskal.

·         Sumber daya manusia.

·         Pelaporan manajemen.

·         Hubungan pemegang saham.

b.      Layanan Teknis

·         Perencanaan strategis dan implementasi.

·         Perencanaan kapasitas.

·         Rancangan jaringan, pemeliharaan, penanganan masalah, dan administrasi.

·         Instalasi server.

·         Perencanaan kontinjensi dan backup.

c.       Layanan Teknologi

·         Dukungan teknis dalam bentuk meja bantuan dan layanan panggilan manajemen.

·         Pendidikan dan pelatihan pengguna.

·         Layanan manajemen basis data.

·         Layanan manajemen dokumen.

·         Pengembangan dan dukungan sistem.

·         Akses World Wide Web.

·         Grafik komputer.

·         Penyelesaian masalah, peningkatan, dan penggantian peranti keras.

·         Antivirus dan layanan firewall.

·         Administrasi dan pemeliharaan sistem.

·         Audit sistem.

d)     Rencana Kerja Teknologi Informasi

Telah diidentifikasikan tujuh proyek penting yang akan diselesaikan dalam jangka waktu 3 tahun ke depan. Sebelum memulai setiap proyek, akan dikembangkan terlebih dahulu suatu mekanisme manajemen proyek yang akan menentukan hal-hal berikut ini :

·         Pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan.

·       Orang-orang atau organisasi yang bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan.

·         Jumlah perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan.

Semua proyek akan dikelola dengan menggunakan bagan Gantt dan diagram jaringan. Semua proyek dengan pengecualian untuk sistem RFP berbasis pengetahuan akan diselesaikan dengan menggunakan sumber daya internal TI. Sistem RFP akan dirancang dan diimplementasikana oleh konsultan. Proyek dan perkiraan bulan, orang akan meliputi hal-hal sebagai berikut. Orang pertama yang dicantumkan adalah manajer proyek. Tambahan orang adalah personel pendukung.

Proyek	Manajer Proyek	Perkiraan Bulan-Orang
Meningkatkan dari Windows 95 menjadi Windows XP	Carolyn Wright	0,2
Mengganti sistem e-mail GroupWise dengan integrasi antara Digital Dashboard Microsoft dan sistem manajemen hubungan korporat	Danny Cho Carolyn Wright	3,0
Mengimplementasikan Outlook Telephony Interface, yang memungkinkan penarikan e-mail dari semua jenis telepon Touch Tone dengan menghubungi satu nomor bebas pulsa	Danny Cho Carolyn Wright	2,5
Melakukan komparasi benchmark Java antara layanan Oracle9i Application Server, IBM WebSphere, dan BEA WebLogic.	Danny Cho Carolyn Wright	2,0
Menjalankan intranet berbasis departemen untuk layanan perpustakaan dan informasi serta layanan sumber daya manusia berbasis Web	Robin Bridsong Carolyn Wright	4,0
Mengimplementasikan sistem informasi sumber daya manusia berbasis Web	Robin Birdsong Carolyn Wright	18,0
Mengimplementasikan sistem berbasis pengetahuan untuk mengetahui kebutuhan personel, fasilitas produksi, dan bahan baku sebagai respons atas RFP	Paul Sanchez KBS Consultants	96,0

Figur 2.9 Contoh rencana strategis sumber daya informasi.

Referensi : 

McLeod Raymond, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesepuluh, Jakarta, Salemba Empat : 2007