Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

1.      Pendahuluan

Informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain.

1.      Bisnis telah menjadi semakin kompleks,

2.      Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam semua area fungsional. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).

Sangat bermanfaat jika manajer mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun di kelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.

Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain, yaitu :

1.      Sistem informasi manajemen (management information systems),

2.      Sistem pendukung keputusan (decision support systems),

3.      Otomatisasi kantor (office automation),

4.      Sistem pakar (expert systems), dan

5.   Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis komputer. Para spesialis ini mencakup sebagai berikut :

1.      Analis sistem (system analysts),

2.      Pengelola database (database administrator),

3.      Spesialis jaringan (network specialists),

4.      Programer, dan

5.      Operator. 

Sangat sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak analisis yang dilakukan untuk menjustifikasi tiap proyek potensial. Setelah berjalan, proyek tersebut berkembang melalui suatu siklus kehidupan sistem (system life cycle). Para spesialis informasi dapat berperan serta dalam tingkat yang beragam, tetapi keseluruhan siklus, termasuk pengembangan dan pemakaian, harus dikelola oleh seorang manajer.

1.1  Manajemen Informasi

Manajer suatu kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti : 

·         Barang dagangan,

·         Cash register,

·         Ruangan, dan

·         Arus pelanggan.

Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.

1.2  Jenis-jenis Utama Sumber Daya

Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya :

·         Manusia.

·         Material.

·         Mesin (termasuk fasilitas dan energi).

·         Uang.

·         Informasi.

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.

2.      Manajemen Sumber Daya

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

2.1  Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini : memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut manajemen informasi.

2.2  Perhatian pada Manajemen Informasi

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utama, yaitu :

1.      Kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks.

2.      Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

2.3  Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

2.4  Pengaruh Ekonomi Internasional

Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari bagian dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari setiap negara.

2.5  Persaingan Dunia

Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri. Keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan, yang dapat berasal dari bagian dunia mana pun.

2.6  Batas Waktu yang Singkat

Semua tahap operasi bisnis sekarang dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya. Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke yang lain, dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada waktunya (just in time).

2.7  Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an tampak seperti dinasaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam ruangan besar, dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para pemakai tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar.

Para pemakai sekarang, sebaliknya, sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau komputer mikro di ruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam suatu jaringan. Bukan hanya komputer yang tersedia, para pemakai pun tahu cara menggunakannya.

Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti halnya meja, telepon atau mesin photocopy.

2.8  Siapakah para Pemakai?

Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persedian, dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah. Saat perusahaan-perusahaan manjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen.

Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Non-manajer dan staf ahli juga menggunakan output-nya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan.

Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividen, dan pemerintah menerima laporan pajak. Jadi, istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah. 

Kita mengeahui bahwa para pemakai komputer meliputi :

·         Manajer.

·         Non-manajer.

·         Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.

3.      Tingkat-tingkat Manajemen

Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan startegis (strategic planning level). Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisor), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

3.1  Area Fungsional

Di samping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional, yaitu :

1.      Pemasaran,

2.      Manufaktur, dan

3.      Keuangan.

Dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu :

1.      Sumber daya manusia, dan

2.      Jasa informasi.

Gambar 1.3 Manajer Terdapat pada Semua Tingkatan dan Semua Area Fungsional Perusahaan

3.2  Fungsi-fungsi Manajemen

Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama, yaitu :

1.      Manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.

2.      Mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.

3.      Menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.

4.  Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana.

5. Mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Semua manajer, apa pun tingkatan atau area fungsional mereka, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. 

3.3  Peran-peran Manajerial

Henry Mintzberg, profesor pada McGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari sepuluh peran manajerial yang dimainkan oleh manajer, meliputi aktivitas inter-personal, informational dan decisonal. Fungsi-fungsi manajemen dan peran-peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat saat merancang sistem informasi.

3.3.1        Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu : 

1.      Komunikasi, dan

2.      Pemecahan masalah.

Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama, dan dengan orang-orang di luar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

3.3.2        Keahlian Komunikasi

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon atau voice mail, saat meninjau fasilitas, dan selama acara makan bisnis serta berbagai kegiatan sosial.

3.3.3        Keahlian Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah (problem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan.

Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Dengan menggabungkan usaha meraih kesempatan ke dalam pemecahan masalah, kita dapat mendefinisikan masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan, atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi.

Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Umumnya, manajer perlu membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

3.4  Pengetahuan Manajemen

Istilah “mengerti” (literacy) digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer. Istilahnya adalah mengerti komputer (computer literacy) dan mengerti informasi (information literacy).

3.4.1        Mengerti Komputer

Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini disebut mengerti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programer), dan sebagainya.

3.4.2        Mengerti Informasi

Mengerti Informasi (Information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Mengerti informasi tidak tergantung pada mengerti komputer. Seorang manajer dapat mengerti informasi tapi tidak mengerti komputer. Kenyataannya, jika seseorang diharuskan memilih, mengerti informasi lebih penting. Namun idealnya, seorang manajer harus mengerti komputer dan informasi.

4.      Apa itu Sistem?

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

4.1  Elemen-elemen Sistem

Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya . Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

Jika elemen-elemen sistem menggambarkan suatu perusahaan manufaktur, sumber daya input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses manufaktur. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah sasaran-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi kepada manajemen maupun dari manajemen.

4.2  Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop system). Contoh, sistem seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang ditancapkan, menyala, dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk mengendalikan output-nya.

Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system). 

4.3  Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka (open system). Sebuah sistem pemanas, contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang dipanasinya.

Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system). Sistem tertutup hanya terdapat dalam situasi laboratorium yang di kontrol ketat.

4.4  Apa itu Subsistem?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari suatu tingkat.

Mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi menjadi sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen. 

4.5  Apa itu Supersistem?

Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

4.6  Sistem Bisnis

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Seperti pada semua sistem, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Sistem perusahaan juga meliputi sistem-sistem yang lebih kecil, atau subsistem. Subsistem dari bank mungkin berupa departemen-departemen seperti tabungan, rekening koran, dan pinjaman angsuran. Walaupun tiap subsistem ini memiliki tujuannya masing-masing, tujuan-tujuan bawahan ini mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan (bank).

4.7  Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.

Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Sistem fisik penting karena keberadaannya sistem konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik. Sebagai contoh, jika penyimpanan komputer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh perkakas di dalam gudang, inspeksi di gudang harus mengungkapkan ketujuh puluh perkakas itu.

4.8  Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

Suatu pandangan sistem (systems view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :

1.      Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2.      Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.

3.      Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.

4.      Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5.    Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

4.9  Data Versus Informasi

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non-komputer, atau kombinasinya.

5. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

5.1  Fokus Awal pada Data

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau EDP. Istilah EDP tidak lagi populer, dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi-SIA (accounting information system) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

5.2  Fokus Baru pada Informasi

Pada tahun 1964, diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen, atau SIM, dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar.

Jalan yang ditempuh oleh para perintis tidaklah mulus. Hasil aktual jarang sesuai dengan yang dibayangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini, yaitu :

·         Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai,

·   Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen,

·   Peralatan komputer yang mahal dan terbatas dibanding standar sekarang, dan sebagainya. 

Tapi satu kesalahan secara khusus menjadi ciri sistem yang mula-mula. Sistem tersebut terlalu ambisius. Perusahaan mengira mereka dapat membangun sistem informasi raksasa untuk mendukung semua manajer. Rancangan-rancangan sistem menjadi membengkak, dan tugas tersebut menjadi tidak mungkin terkelola. Sebagian perusahaan menyingkirkannya, menginvestasikan lebih banyak sumber daya, dan akhirnya mengembangkan sistem yang dapat bekerja walaupun lebih sederhana dalam ukuran dibandingkan dengan yang semula diproyeksikan. Perusahaan yang lain memutuskan untuk membuang seluruh ide SIM dan kembali ke DP.

5.3  Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sejumlah ilmuwan informasi Pada Massahusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton. G. Anthony Gorry, dan Peter G. W. Keen, dan konsep mereka disebut sistem pendukung keputusan (decision support systems), atau DSS. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. bahwa SIM adalah suatu sumber daya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Kita memandang sistem informasi manajemen (SIM) sebagai suatu sistem penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu area fungsional.

5.4  Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, aplikasi komputer yang lain adalah otomatisasi kantor (office automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata-kata yang telah terekam dalam pita magnetik. Operasi pentikan otomatis ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing).

Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

5.5  Fokus Potensial pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan (artificial intelligence), atau AI, bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. 

6. Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer-SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer. Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS. Semua subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.

Gambar 1.10 Model yang Menunjukkan Cara Penggunaan Subsistem CBIS dalam Pemecahan Masalah

6.1  Organisasi Jasa Informasi

Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula merupakan bagian dari fungsi keuangan dan di bawah pengarahan salah satu pejabat keuangan perusahaan, seperti controller. Praktek yang ada sekarang adalah membentuk bagian komputer sebagai kesatuan organisasional utama tersendiri, yang dipimpin oleh seorang wakil direktur.

6.2  Para Spesialis Informasi

Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi : analis sistem (system analist), pengelola database, spesialis jaringan, programer dan operator. Gambar 1.13 menggambarkan bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerja sama mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Gambar ini menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer, atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Gambar 1.13 Rantai Komunikasi Tradisional

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang terbesar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

6.3  Kecenderungan menuju End-User Computing

Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer seperti yang digambarkan dalam Gambar 1.13. Itu adalah pendekatan tradisional, cara semua sistem dikembangkan selama tahun 1950-an, 60-an dan awal 70-an.

Namun, pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

6.4  Apa yang Mendorong End-User Computing?

End-User Computing berkembang karena empat pengaruh, yaitu :

·         Meningkatnya Pengetahuan tentang Komputer.

·         Antrian Jasa Informasi.

·         Perangkat Keras yang Murah.

·         Perangkat Lunak Jadi.

Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.

6.5  Peran Spesialis Informasi dalam End-User Computing

Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Dalam banyak kasus, pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi dari pada sebelumnya.

6.6  Menjustifikasi CBIS

CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer berdasarkan biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Saat ini dijalankan, sejumlah kecil pegawai administrasi kehilangan pekerjaan mereka. 

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan adalah perusahaan menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Namun, agar perbandingan ini sah, laporan tersebut haruslah satu-satunya perubahan dalam operasi perusahaan. Hal ini hampir tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. 

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dana staf dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini. 

6.7  Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem (system life cycle-SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut :

·         Perencanaan.

·         Analisis.

·         Rancangan.

·         Penerapan.

·         Penggunaan.

Gambar 1.15 menggambarkan bagaimana tahap-tahap siklus kehidupan membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.

Gambar 1.15 Pola Lingkaran Siklus Hidup Sistem

6.8  Mengelola CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Saat manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing, manajer melaksanakan semua tugas-tugas tersebut.

6.9  Menempatkan CBIS dalam Konteks

Para manajer di sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, aplikasi-aplikasi yang dirintis sejumlah perusahaan perintis tersebut menjadi tersedia bagi hampir semua perusahaan bahkan yang terkecil.

Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

Referensi :

 

McLeod Raymond, Sistem Informasi Manjemen,  Jilid 1, Edisi Ketujuh, Prenhallindo, Jakarta, 2001.